Le programme d’entretien préventif (PEP) : comment l’organiser sans Excel.
Ce que le programme de la SAAQ demande à un propriétaire de véhicules lourds, et comment tenir le dossier d’entretien de chaque unité de façon à pouvoir le prouver, n’importe quand.
Qu’est-ce que le programme d’entretien préventif (PEP) ?
Au Québec, les véhicules lourds doivent passer une vérification mécanique périodique chez un mandataire de la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ). Le programme d’entretien préventif (PEP) est l’alternative offerte aux propriétaires et exploitants qui entretiennent eux-mêmes leur flotte de façon rigoureuse : une fois inscrit, le propriétaire fait ses entretiens selon la fréquence prévue à son programme, les documente, et ses véhicules sont dispensés de la vérification mécanique périodique.
En clair : la SAAQ vous fait confiance pour inspecter vos propres camions, à condition de pouvoir prouver, à tout moment, que chaque entretien a été fait au bon moment, par une personne qualifiée, et que les défectuosités trouvées ont été corrigées.
Qui a intérêt à s’y inscrire
- Les flottes qui ont un atelier interne ou un mécanicien attitré, à partir d’une dizaine d’unités : les déplacements chez le mandataire deviennent vite plus coûteux que l’entretien planifié.
- Les entreprises dont les camions ne peuvent pas être immobilisés à une date fixe (déneigement, excavation, livraison sous contrat).
- Les exploitants qui veulent une cote de sécurité propre auprès de la Commission des transports du Québec (CTQ) : un dossier d’entretien complet est le premier document qu’on vous demande après un contrôle routier qui tourne mal.
Ce que le programme exige de vous, concrètement
- Une fréquence respectée pour chaque véhicule : selon votre programme, l’entretien revient à intervalle fixe (en mois, en kilomètres ou en heures). Un seul entretien en retard est un manquement.
- Une fiche d’entretien complète à chaque fois : les points vérifiés, le résultat, la personne qui a fait le travail, la date et le kilométrage.
- La correction des défectuosités trouvées — et la preuve qu’elles ont été corrigées avant la remise en service.
- Du personnel qualifié pour faire les entretiens, et des dossiers qui montrent qui a fait quoi.
- Un dossier par véhicule, conservé pendant la période exigée et présentable sur demande à la SAAQ, à un contrôleur routier ou à la CTQ.
Comment l’organiser sans tableau Excel
La plupart des flottes commencent avec un cartable par camion et une feuille Excel qui dit « prochain entretien : mars ». Ça tient jusqu’au jour où le camion fait 4 000 km de plus que prévu, où le mécanicien part en vacances, ou où un contrôleur demande la fiche de la remorque. Voici ce qu’un système fait à votre place :
1. Une échéance par unité, calculée automatiquement
Chaque unité a son programme (kilométrage, heures ou calendrier) et le système calcule la prochaine échéance à partir du dernier entretien réellement fait et du kilométrage reçu des chauffeurs ou de la télématique. Le gestionnaire voit, chaque matin, ce qui vient à échéance dans les 30 prochains jours — et ce qui est déjà en retard, en rouge.
2. La fiche PEP devient un bon de travail
Le mécanicien ouvre l’entretien sur la tablette de l’atelier, coche chaque point, note les mesures (épaisseur des garnitures, jeu de direction, pression), signe. Les défectuosités trouvées créent automatiquement des tâches de réparation sur le même bon de travail : impossible de « fermer » l’entretien tant qu’une défectuosité majeure n’est pas corrigée.
3. L’historique est la preuve
Chaque fiche est horodatée, liée au mécanicien, aux pièces utilisées et au kilométrage. Le dossier complet d’une unité s’imprime en un clic — c’est ce que vous tendez au contrôleur ou à la SAAQ. Les anciennes fiches ne se perdent pas quand le camion est vendu : elles suivent l’unité dans le système.
4. Les rondes de sécurité alimentent l’entretien
Quand un chauffeur signale une défectuosité dans sa ronde de sécurité, elle arrive dans la file de l’atelier, et l’entretien préventif suivant en tient compte. Le gestionnaire voit les deux côtés : ce que les chauffeurs rapportent, ce que l’atelier a fait.
Les erreurs qui coûtent cher
- Calculer l’échéance sur le calendrier seulement quand le programme est en kilomètres : les camions qui roulent beaucoup passent la date sans qu’on le voie.
- Des fiches partielles : un entretien « fait » sans mesure ni signature ne prouve rien.
- Des défectuosités notées mais jamais fermées : c’est la première chose qu’un vérificateur cherche.
- Un seul cartable au bureau : quand le camion est intercepté à 200 km, personne ne peut produire le dossier.
FleetNord fait tout cela dans son module Entretien préventif (PEP), en français, hébergé au Québec. Vous pouvez l’essayer avec une flotte fictive de 26 unités, sans inscription.
Questions fréquentes
Le PEP remplace-t-il la ronde de sécurité quotidienne ?
Non. La ronde de sécurité avant le départ reste obligatoire chaque jour ; le PEP concerne l’entretien périodique et dispense de la vérification mécanique chez un mandataire.
Peut-on faire les entretiens PEP chez un garage externe ?
Les entretiens doivent être faits par du personnel qualifié selon les conditions de votre programme ; plusieurs flottes confient certains véhicules à un atelier externe et conservent les fiches dans leur propre dossier. Vérifiez les conditions exactes auprès de la SAAQ.
Que se passe-t-il si un entretien est en retard ?
Le véhicule n’est plus couvert par la dispense tant que l’entretien n’est pas fait, et l’exploitant s’expose à des sanctions et à une dégradation de son dossier à la CTQ. Un rappel 30 jours avant l’échéance évite la plupart des retards.
Voyez-le avec une vraie flotte.
La démonstration s’ouvre sur une flotte fictive de 26 unités avec 18 mois d’historique. Aucune inscription.